GED par type de document : 14 catégories

La gestion électronique des factures est au coeur de la dématérialisation en entreprise. Avec l'obligation de facturation électronique (septembre 2026 pour la reception, septembre 2027 pour l'emission TPE/PME), une GED adaptée aux factures est indispensable. Elle doit automatiser la capture OCR, le rapprochement comptable et l'archivage a valeur probante pendant 10 ans.

La gestion électronique des contrats (CLM - Contract Lifecycle Management) couvre tout le cycle de vie : redaction, negociation, signature électronique, execution et renouvellement. Une GED adaptée aux contrats doit offrir le versioning, les alertes d'échéance, la signature électronique intégrée et un classement par type de contrat et contrepartie.

La dématérialisation des bulletins de paie est autorisee depuis la loi El Khomri (2016) et simplifiée par le décret du 1er janvier 2017. L'employeur peut remettre le bulletin sous forme électronique sauf opposition du salarie. La GED doit garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarie, via un coffre-fort numérique certifié.

La gestion électronique des bons de commande (purchase orders) est essentielle pour le cycle Procure-to-Pay (P2P). La GED automatisé la création, l'approbation, l'envoi aux fournisseurs et le rapprochement avec les factures. Elle reduit les erreurs de saisie, accelere les validations et amélioré la traçabilité des achats.

La GED courrier (gestion du courrier entrant et sortant) digitalise le traitement du courrier physique et électronique. Elle automatisé la capture (scan, import email), le tri, la distribution aux services concernes, le suivi des reponses et l'archivage. Indispensable pour les collectivites, les grandes entreprises et les administrations.

La gestion électronique des devis accelere le cycle commercial : création a partir de templates, envoi au client, suivi des relances, signature électronique et transformation en bon de commande. La GED devis s'integre avec le CRM et l'ERP pour fluidifier le processus de vente.

La dématérialisation des notes de frais est un cas d'usage frequent de la GED. La capture mobile (photo du justificatif), l'extraction OCR des montants, le workflow d'approbation et l'archivage probant des justificatifs sont essentiels. Depuis 2017, la copie numérique fidele d'un justificatif papier a valeur probante (arrêté du 22 mars 2017).

Le dossier du personnel dématérialisé regroupe tous les documents lies a un salarie : contrat de travail, avenants, bulletins de paie, entretiens professionnels, formations, arrêtés maladie, solde de tout compte. La GED RH doit garantir la confidentialite (RGPD, données sensibles), l'accès contrôle par role et la conservation longue duree.

La GED technique gere les plans (CAO/DAO), schemas, fiches techniques et documents de projet. Essentielle dans le BTP, l'industrie et l'ingenierie, elle doit supporter les formats spécialisés (DWG, DXF, PDF multi-pages), le versioning strict et la gestion des indices de revision. L'enjeu est la traçabilité des modifications et le partage multi-intervenants sur un chantier ou un projet.

La GED sante gere les dossiers patients : comptes-rendus medicaux, ordonnances, résultats d'examens, imagerie, consentements. Elle doit respecter les exigences strictes de l'hébergement de données de sante (HDS) et la réglementation RGPD renforcée pour les données sensibles. L'interopérabilité avec les systèmes d'information hospitaliers (SIH) est essentielle.

La GED qualité gere le système documentaire ISO : procedures, modes operatoires, enregistrements, fiches de non-conformité, audits. Elle doit garantir la maitrise documentaire (versioning, approbation, diffusion controlee) exigee par les normes ISO 9001, 14001, 45001 et les referentiels sectoriels (EN 9100 aeronautique, IATF 16949 automobile).

La GED réglementaire gere les documents soumis a des obligations legales strictes : DUERP, registres obligatoires, declarations fiscales, PV d'AG, rapports CSE, bilans comptables. Chaque type a ses propres regles de conservation, de confidentialite et d'accès. La GED doit automatiser les alertes d'échéance et garantir la conformité archivistique.

Le dossier client dématérialisé centralisé toutes les pieces liees a un client : devis, contrats, factures, correspondances, reclamations, pieces justificatives. Essentiel pour les professions de conseil, les cabinets et les entreprises de services, il amélioré la reactivité commerciale et la continuite de service en cas d'absence d'un collaborateur.

Les rapports de chantier (comptes-rendus de reunion, rapports d'avancément, fiches de suivi, PV de reception) sont essentiels dans le BTP. La GED chantier permet la saisie sur le terrain (tablette/smartphone), le partage en temps reel avec tous les intervenants et l'archivage pendant toute la duree de la garantie decennale.