SharePoint
La GED collaborative intégrée à Microsoft 365
Éditeur : Microsoft
SharePoint est la plateforme de gestion documentaire et collaboration de Microsoft, intégrée à Microsoft 365. Si elle n'est pas une GED pure, elle est massivement utilisée comme telle grâce à son écosystème (Teams, OneDrive, Power Automate). Présente dans la plupart des entreprises.
SharePoint est le meilleur choix quand vous payez déjà Microsoft 365 et que vous voulez une GED sans coût supplémentaire : vous avez 70% des fonctionnalités essentielles incluses. Idéal pour une PME de services qui collabore sur des documents dans Teams et n'a pas besoin d'archivage légal certifié. À éviter si vous avez des obligations d'archivage réglementaire ou des besoins OCR avancés : SharePoint n'est pas une GED au sens strict et ses lacunes se feront sentir.
Points forts
- +Déjà inclus dans Microsoft 365
- +Intégration native Teams, OneDrive, Power Automate
- +Énorme écosystème de connecteurs
- +Familiarité des utilisateurs
Points faibles
- -N'est pas une GED pure (fonctions limitées)
- -Archivage légal nécessitant des modules tiers
- -Gestion des droits complexe à grande échelle
Fonctionnalités
Capture
- Upload drag & drop
- Scan mobile
- Power Automate capture
- Import email Outlook
Classement
- Bibliothèques documentaires
- Colonnes de métadonnées
- Recherche Microsoft Search
- Types de contenu
Workflow
- Power Automate
- Approbations
- Alertes
- Listes et formulaires
Archivage
- Étiquettes de rétention
- Compliance Center
- eDiscovery (E5)
- Archivage basique
Intégrations
- Microsoft 365 natif
- Teams
- OneDrive
- Power BI
- Dynamics 365
- API Graph
Sécurité
- Azure AD
- Conditional Accèss
- DLP
- Sensitivity labels
- Audit Microsoft
Pour qui ?
Alternative à SharePoint
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Que fait SharePoint concrètement ?
SharePoint centralise les documents de votre entreprise, remplace l'arborescence classique par un système de métadonnées, et automatise les processus de validation via Power Automate.
Concrètement : vous ne classez plus un contrat dans un dossier "2026 > Clients > Dupont > Contrats". Vous déposez le document dans une bibliothèque globale et vous lui attribuez des étiquettes (Client = Dupont, Année = 2026, Statut = Signé). Le résultat ? Microsoft Search retrouve le document en une fraction de seconde, peu importe où il est stocké physiquement.
L'autre avantage massif, c'est le workflow de validation natif. Vous déposez une facture fournisseur dans SharePoint. L'OCR basique extrait le nom du fournisseur. Power Automate (le moteur de flux de Microsoft) lit cette donnée, identifie le manager du département concerné, et lui envoie une notification d'approbation directement dans Teams. Une fois validé, le document change de statut et devient visible pour la comptabilité.
L'intégration native avec Teams se distingue. Chaque canal Teams que vous créez génère un site SharePoint en arrière-plan. Vos collaborateurs n'ont même pas besoin d'ouvrir l'interface web de SharePoint : ils modifient le fichier Excel directement dans Teams, à plusieurs en temps réel, pendant que SharePoint gère l'historique des versions.
Quels sont les vrais problèmes de SharePoint ?
La gestion des droits d'accès devient un enfer administratif au-delà de 50 utilisateurs et l'outil ne propose aucun archivage à valeur probante natif.
Ensuite, SharePoint n'est pas à lui seul un SAE (Système d'Archivage Électronique) certifié NF Z42-013. Si vous avez besoin d'un archivage à valeur probante, vérifiez les réglages de rétention, les journaux et les composants complémentaires : une configuration collaborative standard ne suffit pas à démontrer l'intégrité attendue.
L'OCR intégré par défaut ne fait que rendre les PDF cherchables (recherche plein texte). Si vous voulez extraire des données précises (TVA, numéro de SIRET, montants) pour automatiser la saisie comptable, vous devrez payer le module additionnel Microsoft Syntex, dont le paramétrage exige des compétences techniques pointues.
À qui on recommande SharePoint (et à qui on dit non) ?
Idéal pour les PME de services déjà sous Microsoft 365, SharePoint est à fuir pour les professions réglementées nécessitant un archivage légal strict ou les services RH.
Cette solution convient moins si :
- Vous êtes un service RH qui doit distribuer des bulletins de paie clarifiés. La loi exige un coffre-fort numérique personnel pour le salarié, ce que SharePoint n'est pas.
- Vous êtes un cabinet d'expertise comptable cherchant à automatiser la saisie des factures (lettrage, rapprochement bancaire). SharePoint n'a pas de logique comptable native.
- Vous êtes un notaire ou un avocat avec des obligations de conservation à valeur probante (SAE).
Si vous décidez de déployer SharePoint pour une équipe de plus de 20 personnes, prévoyez un budget pour 3 jours d'accompagnement par un architecte externe. S'il n'y a pas de taxonomie définie dès le premier jour, votre SharePoint deviendra un dépotoir numérique en moins de six mois.
Questions fréquentes sur SharePoint
SharePoint peut-il remplacer une GED ?+
SharePoint est-il inclus dans Microsoft 365 ?+
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Sources : Site officiel éditeur (févr. 2026) | CNIL — Archivage électronique (févr. 2026) | G2 & Capterra (févr. 2026)