SharePoint vs DocuWare : Comparatif GED 2026

Que vaut SharePoint en pratique ?

Concrètement, la force de SharePoint réside dans la coédition et la gestion du "document vivant". Vous créez un cahier des charges, trois personnes le modifient en même temps via Teams, le versioning se fait tout seul, et le fichier atterrit dans une bibliothèque documentaire classée par colonnes de métadonnées. Pour un cabinet de conseil ou une agence de communication qui produit de la matière intellectuelle, c'est particulièrement efficace. L'interface est familière, l'adoption par les équipes est quasi immédiate.

Là où le bât blesse, c'est quand on aborde le cycle de vie du document métier. SharePoint n'est pas une GED à vocation légale. Vous voulez scanner des centaines de factures fournisseurs et extraire automatiquement les montants ? L'OCR natif de Microsoft s'arrête à la simple reconnaissance de caractères pour la recherche plein texte. Il ne sait pas catégoriser intelligemment une facture complexe sans un paramétrage lourd via Power Automate. De même, la gestion des droits devient une lourdeur administrative à grande échelle si votre arborescence n'est pas millimétrée dès le premier jour.

Que vaut DocuWare en pratique ?

DocuWare est une véritable usine de traitement documentaire capable d'ingérer, de lire (OCR intelligent) et d'archiver légalement des milliers de documents par mois. Racheté par Ricoh, cet outil s'adresse aux PME et ETI qui ont dépassé le stade du simple partage de fichiers et qui cherchent à tuer le papier dans leurs processus RH ou comptables.

Dans quel cas choisir SharePoint ?

• Vous avez un budget logiciel serré : Si vous payez déjà M365, SharePoint ne vous coûte littéralement pas un centime de plus. C'est un argument notable pour une TPE.
• La collaboration prime sur la conformité : Vous gérez des plannings, des fiches produits ou des livrables clients qui nécessitent des allers-retours constants entre les collaborateurs.
• Vous maîtrisez Power Automate : Si vous avez un "maker" en interne capable de relier Forms, Teams et SharePoint pour créer des mini-workflows de validation de congés ou de notes de frais, la solution est suffisante.

Et si ni SharePoint ni DocuWare ne convient ?

• Zeendoc : Le challenger français parfait si DocuWare vous semble trop lourd et trop cher, mais que vous voulez quand même une vraie GED métier avec OCR et archivage légal pour votre PME.
• Google Drive (Workspace) : L'alternative évidente à SharePoint si votre entreprise est construite sur l'écosystème Google (Docs, Sheets, Chat) plutôt que Microsoft.
• Yousign ou Lucca : Si votre seul vrai besoin de GED concerne la signature de contrats de travail ou la distribution de fiches de paie, ne prenez pas une GED généraliste. Prenez un outil RH verticalisé.

Est-ce que SharePoint est une vraie GED ?

Non, c'est une plateforme de gestion de contenu collaboratif (ECM). Il manque un SAE (Système d'Archivage Électronique) natif, un OCR intelligent et des workflows de validation avancés pour rivaliser avec une GED métier au sens strict du terme.

DocuWare peut-il s'intégrer à mon logiciel de comptabilité ?

Oui, DocuWare propose des connecteurs natifs pour des ERP comme SAP, Sage, Cegid et Microsoft Dynamics. C'est d'ailleurs l'une de ses forces principales : faire le pont entre le document brut scanné et l'écriture comptable finale dans votre logiciel.

La valeur probante est-elle garantie dans SharePoint ?

Non, le système de rétention de base de Microsoft ne constitue pas à lui seul une certification NF Z42-013. Si vous avez réduit fortement les originaux papier après numérisation, vous devez pouvoir démontrer la fidélité, l'intégrité et la traçabilité du procédé ; vérifiez la configuration et les composants utilisés.

Peut-on faire de la signature électronique avec ces outils ?

Pas nativement de manière certifiée (eIDAS) pour SharePoint. Vous devrez connecter une application tierce comme DocuSign ou Universign via une API. DocuWare intègre en revanche des modules de signature électronique qualifiée directement dans ses workflows de validation. Gagnez du temps en évitant de sortir les documents du système pour les faire signer.