Archivage à valeur probante
Conservation sécurisée garantissant la valeur juridique des documents numériques.
L'archivage à valeur probante garantit que les documents numériques ont la même force juridique que les originaux papier. Il repose sur la norme NF Z42-013 (ISO 14641) qui exige l'intégrité (le document n'a pas été modifié), la traçabilité (qui l'a archivé et quand) et la pérennité (lisible dans le temps). Certains éditeurs sont certifiés NF 461 pour attester leur conformité.
Comment ça fonctionne
- 1. Conversion du document au format pérenne (PDF/A)
- 2. Calcul de l'empreinte numérique (hash SHA-256)
- 3. Horodatage qualifié (preuve de la date d'archivage, eIDAS)
- 4. Stockage dans un coffre-fort numérique (accès restreint, chiffré)
- 5. Journal de traçabilité inaltérable (toute action est enregistrée)
Avantages
- + Documents numériques juridiquement opposables
- + Conformité aux obligations de conservation (factures 10 ans, etc.)
- + Possibilité de détruire les originaux papier
- + Recherche instantanée dans les archives
- + Réduction des coûts de stockage physique
Limites
- - Coût supérieur à un archivage simple (coffre-fort + certification)
- - Peu d'éditeurs certifiés NF 461 (Oodrive, eDoc, Everteam)
- - Processus d'archivage irréversible (document scellé)
- - Formats de fichiers limités pour l'archivage pérenne (PDF/A principalement)
GED avec archivage à valeur probante
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GED sans archivage à valeur probante
Fonctionnalités liées
Circuit de validation documentaireMécanisme à recetter : conditions, tâches, droits, délégations, rejets et journal.Gestion des droits d'accèsContrôle granulaire de qui peut voir, modifier, supprimer ou partager chaque document.Tableau de bord et reportingVisualisation en temps réel de l'activité documentaire : volumes, workflows, temps de traitement.
Questions fréquentes
L'archivage probant est-il obligatoire ?+
Il n'est pas obligatoire en tant que tel, mais il est la seule façon de donner une valeur juridique à vos documents numériques. Pour les factures électroniques (obligatoires sept. 2026), l'archivage conforme est de fait nécessaire.
Quelle est la différence entre archivage et sauvegarde ?+
La sauvegarde (backup) protège contre la perte de données (crash, sinistre). L'archivage probant garantit l'intégrité et la valeur juridique sur la durée. Un document sauvegardé peut être modifié, un document archivé à valeur probante est scellé et inaltérable.