Xerox DocuShare

Que fait Xerox DocuShare concrètement ?

Xerox DocuShare transforme vos flux papier en archives numériques classées automatiquement, grâce à une intégration native et directe avec les écrans de vos multifonctions (MFP) Xerox.

Ce que les utilisateurs apprécient au quotidien, c'est la disparition des tâches manuelles à faible valeur ajoutée. Le workflow classique est basique mais efficace. Vous posez une pile de 50 factures fournisseurs ou dossiers patients dans le bac du copieur. Vous appuyez sur le bouton "Scan-to-DocuShare" sur l'écran tactile. Le logiciel prend le relais : l'OCR (reconnaissance optique de caractères) lit le texte, extrait le nom du fournisseur ou du patient, crée le dossier s'il n'existe pas, et y dépose le PDF. Vous retournez à votre bureau, les documents sont déjà indexés et trouvables via une recherche plein texte.

Il gère également le cycle de vie du document. Vous pouvez définir des règles de rétention : supprimer automatiquement les CV après 2 ans pour être conforme au RGPD, ou geler un contrat pour qu'il ne puisse pas être modifié.

Quels sont les vrais problèmes de Xerox DocuShare ?

Le principal défaut de DocuShare est son écosystème fermé : sans matériel Xerox pour l'alimenter, la solution perd son avantage concurrentiel et se révèle être une GED à l'interface vieillissante.

Autre point de friction : la dépendance à l'intégrateur. DocuShare n'est pas un outil qu'on achète en ligne avec sa carte bancaire à 22h. C'est un logiciel d'entreprise (Enterprise Content Management) qui nécessite une installation, un paramétrage du plan de classement et une maintenance. Si votre prestataire Xerox local est mauvais, votre expérience DocuShare le sera aussi.

À qui on recommande Xerox DocuShare (et à qui on dit non) ?

On recommande Xerox DocuShare aux structures physiques (cabinets médicaux, associations, PME industrielles) qui reçoivent ou produisent encore massivement du papier et qui ont déjà un contrat de location en cours avec Xerox.

Profils adaptés :

• Les cabinets médicaux et cliniques : Pour scanner les courriers de confrères, les résultats d'analyses externes et les lier au dossier patient en un clic depuis l'accueil.
• Les associations et syndicats : Qui gèrent des adhésions papier, des justificatifs de frais physiques et des courriers administratifs qu'il faut archiver proprement.
• Les services RH de l'industrie : Pour numériser les arrêts maladie, les notes de frais papier et les justificatifs d'identité directement depuis le copieur de l'usine.