Migration Papier vers Numérique : Plan d'Action GED 2026

Passer du tout-papier au numérique est un projet structurant. Ce guide vous donne un plan d'action concret : par où commencer, comment prioriser, quel budget prévoir et quels prestataires mobiliser.

Par où commencer ?

Commencez par les documents actifs (en cours d'utilisation) et non par les archives. Priorisez les flux à fort volume (factures, courrier) et les documents à obligation légale (contrats, pièces comptables). Ne numérisez pas tout : 80% de la valeur est dans 20% des documents.

Les 6 étapes de la migration

1. Audit documentaire (inventaire des flux et volumes). 2. Choix de la GED et du prestataire de numérisation. 3. Définition de l'arborescence et des métadonnées. 4. Numérisation du fonds actif (en interne ou externalisée). 5. Import et indexation dans la GED. 6. Formation des utilisateurs et bascule.

Externaliser ou internaliser la numérisation ?

Pour un fonds de moins de 10 000 pages, internalisez avec un scanner de bureau. Pour 10 000 à 100 000 pages, un prestataire spécialisé est plus efficace (0,05 à 0,15 EUR/page). Au-delà de 100 000 pages, externalisez obligatoirement avec un tiers-archiveur certifié.

Points cles a retenir

•Commencer par les documents actifs, pas les archives
•Budget numérisation : 0,05 à 0,15 EUR/page externalisée
•ROI en 6-18 mois sur les flux quotidiens
•Prévoir 2-4h de formation par utilisateur
•Ne pas tout numériser : règle du 80/20

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Questions frequentes

Combien coûte la numérisation de documents ?+

En interne : coût du scanner (500-3 000 EUR) + temps de numérisation (200-500 pages/heure). Externalisé : 0,05 à 0,15 EUR/page (incluant scan, OCR et indexation basique). Un fonds de 50 000 pages coûte environ 2 500 à 7 500 EUR externalisé.

Combien de temps dure un projet de migration ?+

Pour une PME : 2 à 4 mois (dont 1-2 mois de numérisation). Pour une ETI : 4 à 8 mois. Pour une grande entreprise : 6 à 18 mois. La bascule des flux quotidiens (nouveau papier) peut se faire dès le 2e mois.

Peut-on détruire le papier après numérisation ?+

Oui, si la numérisation respecte la norme NF Z42-013 et que le processus est documenté (procédure de numérisation fidèle). Certains originaux légaux doivent cependant être conservés (actes notariés, titres de propriété).