GED et RGPD : Conformité et Protection des Données 2026
La GED stocke des données personnelles (contrats salariés, dossiers clients, courriers). Le RGPD impose des obligations strictes : durées de conservation, droit d'accès, droit à l'effacement. Ce guide explique comment mettre votre GED en conformité.
Les obligations RGPD qui impactent la GED
Le RGPD impose six principes fondamentaux pour la gestion documentaire :
- Minimisation des données — Ne stocker que le nécessaire.
- Limitation de la conservation — Supprimer les documents au-delà de la durée légale.
- Droit d'accès — Pouvoir retrouver tous les documents d'une personne.
- Droit à l'effacement — Supprimer sur demande (sauf obligation légale).
- Sécurité — Chiffrement, contrôle d'accès, journalisation.
- Registre des traitements — Documenter qui accède à quoi et pourquoi.
Le non-respect du RGPD expose à des amendes pouvant atteindre 4% du chiffre d'affaires annuel mondial ou 20 millions d'euros. La CNIL contrôle de plus en plus activement les PME.
Mettre en place les durées de conservation
Chaque type de document doit avoir une durée de conservation définie. La GED doit alerter quand un document arrive à échéance et permettre la purge automatique (avec validation humaine).
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrats de travail | 5 ans après départ du salarié |
| Factures | 10 ans |
| Candidatures non retenues | 2 ans maximum |
| Dossiers clients | Durée de la relation + 3 ans |
| Correspondance commerciale | 5 ans |
Répondre aux demandes de droits
La GED doit permettre de retrouver en quelques minutes tous les documents contenant les données d'une personne (recherche plein texte + métadonnées). Elle doit aussi permettre l'anonymisation ou la suppression ciblée sans détruire l'ensemble du dossier.
Vérifiez que votre GED propose une fonctionnalité de recherche transversale par personne. C'est indispensable pour répondre aux demandes d'accès et d'effacement dans le délai légal de 30 jours.
Points clés à retenir
- •Définir une durée de conservation par type de document
- •Purge automatique avec validation humaine
- •Recherche plein texte pour les demandes de droits
- •Chiffrement des données au repos et en transit
- •Registre des traitements intégré à la GED
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